Comment faire une to do list ? La méthode infaillible. 

Vous avez toujours cherché la méthode pour organiser toutes vos tâches ? Vous oubliez souvent des choses que vous avez à réaliser ? Ou alors vous avez déjà une méthode comme la to do list mais ça ne fonctionne pas ? 

Rassurez-vous, la to do list est là pour vous aider à remettre de l’ordre dans tout cela. Personnellement, cet outil est le meilleur que j’utilise au quotidien pour m’organiser et me libérer de l’espace mental. Cela va même plus loin, vous allez pouvoir organiser vos tâches selon différentes priorités pour réaliser ce qui compte selon son importance. 

Embarquez avec moi pour découvrir comment réaliser la meilleure to do list ! Vous trouverez une trame prête à appliquer et à personnaliser en fonction de votre façon de travailler.

Pourquoi faire une to do list ? 

C’est vrai, pourquoi vous embêter à faire une liste de tâche tous les jours ? Vous pourriez très bien vous dire que vous retenez l’essentiel et le reste n’est sans doute pas important pour vous. Laissez-moi vous démontrer la puissance de la liste de tâche ! 

Premièrement, vous allez libérer votre cerveau d’un sacré poids. Le simple fait de coucher sur papier vos différentes tâches à faire dans la journée à un pouvoir extraordinaire sur votre journée. En effet, vous allez littéralement avoir une vision sur votre journée et son organisation.

Grâce à cette méthode, vous allez vraiment vous concentrer sur les tâches à valeur ajoutée et éliminer tout ce qui est superficiel. Vous aurez devant vous ce qui est le plus important à faire pour vous et rien d’autre. 

La to do list va vous aider à mettre fin à votre procrastination. Et c’est vrai ! En écrivant chaque jour vos différentes tâches à réaliser, vous aurez devant vous un “planning“ à tenir pour la fin de la journée. 

Cette to do list est la vôtre, elle vous appartient et ce sont vos propres objectifs qui y sont inscrits. Ce simple fait va vous booster à tenir votre to do list et à effectuer tout ce que vous y avez noté. Cela vous évitera de ruminer dans votre lit le soir en vous disant “je n’ai pas fait ce que j’avais prévu” ou “est-ce-que j’ai bien fait tout ce que j’avais à faire ?” 

Un autre grand bénéfice de la to do list : 

Connaissez-vous l’effet l’​effet Zeigarnik​ ? On se souvient mieux des tâches non terminées, et celles-ci nous reviennent en mémoire régulièrement. Donc tout ce qui n’est pas terminé à 100% reste dans votre tête et consomme des ressources en plus d’augmenter votre niveau de stress.

Vous l’avez compris, la to do list vous permet de parer à cet effet Zeigarnik !  Alors convaincu d’essayer les to do list ? 

Comment faire une to do list qui fonctionne ? 

1. Choisissez le bon support 

Une to do list peut se faire sur n’importe quel support, que ce soit numérique ou de façon plus traditionnelle sur papier ou sur un tableau blanc.

Plusieurs recherches suggèrent qu’écrire des informations à la main nous aide à mieux les mémoriser. Cependant, si la dernière fois que vous avez écrit au stylo remonte à vos années collèges, n’ayez crainte, il existe de nombreuses applications sur PC/Android ou IOS qui peuvent vous aider à créer vos listes.

Quel que soit votre choix, veillez à ce que votre to do list prenne une forme qui vous convienne.

2. Fixez-vous des objectifs 

Il est nécessaire d’avoir une certaine clarté pour réussir à se lancer dans une nouvelle pratique ou tout simplement pour avancer dans la vie. Rien ne sert de commencer des to do list chaque jour si vous ne savez même pas vers où vous voulez avancer. 

Posez la base et commencez par vous fixer des objectifs sur plusieurs niveaux : court ; moyen ; long terme.

Cette base est sans doute la plus importante.

Elle se décompose en 3 grandes étapes : 

1. Posez-vous la question de ce qui est réellement important pour vous. Que souhaitez-vous réaliser dans les 2 prochaines années ?
Il vous faut une vision bien définie pour que tous vos objectifs soient alignés sur votre vision à long terme. 

2. Partez de votre objectif à long terme pour en faire découler les sous-objectifs qui vous permettront de l’atteindre.
Vous devez atteindre votre vision à long terme à l’aide de plus petits objectifs sur un horizon à moyen terme à savoir : biannuel ou annuel.

3. Enfin, vos objectifs à moyen terme vont se transformer en objectifs à court terme.
Vous devrez alors faire une liste des objectifs à atteindre pour répondre à vos objectifs annuels ou biannuels. Les objectifs à court terme se déterminent généralement sur une durée d’un mois.

En détaillant au maximum, vous allez arriver à l’étape de la to do list. C’est-à-dire que vous allez définir les actions à achever pour atteindre vos objectifs à court terme. Toutes ces actions vont se trouver dans votre Master to do list que nous verrons plus tard en détail. 

Soyez le plus précis possible dans vos objectifs. 

N’écrivez pas simplement : “Devenir plus musclé”, mais plutôt “avoir gagné 5 kilos de muscle en 1 an”.

Je conçois que cette étape n’est pas la plus simple, vous imaginiez sans doute que de faire une to do list consistait simplement à faire une liste avec des tâches chaque jour…

Dites-vous une seule chose. Une fois ces 4 étapes posées sur une feuille, vous allez vous sentir libéré d’un poids et vous aurez une clarté d’esprit incroyable pour tenir sur le long terme. 

Prenez 15 minutes maintenant et écrivez sur une feuille blanche vos objectifs 📝

3. Réalisez plusieurs To do list

Une fois que vous avez effectué vos différents niveaux d’objectifs, vous allez pouvoir commencer à créer vos to do list. Je dis bien VOS, car pour maîtriser votre gestion des tâches, vous allez devoir créer 2 types de to do list.

Une première to do list qui va être votre Master to do list et une seconde qui va être votre daily to do list.

➜ Qu’est-ce-que la Master to do list 

La Master to do list est une to do list qui comporte toutes les actions que vous avez à réaliser pour atteindre votre objectif à court terme. C’est une liste que vous allez réaliser chaque début de mois ou de semaine en fonction de comment vous avez découpé vos objectifs. Vous pouvez aussi alimenter cette liste à chaque fois que vous avez une tâche qui passe par votre cerveau. 

Exemple : Si votre objectif est pécuniaire, vous allez classer vos tâches en fonction de ce qui vous rapporte le plus en priorité. Vous pouvez aussi les trier par impératif ou contrainte calendaire. 

Sur cette to do lit, le but est de classer vos actions selon l’importance qu’elles ont pour l’atteinte de votre objectif. 

➜ La to do list journalière

Cette to do list vous permet de lister toutes les tâches que vous avez à réaliser dans votre journée. 

Pour la réaliser, vous allez partir du tri que vous avez fait dans votre Master to do list. Chaque jour,  vous allez y écrire ce que vous avez à réaliser d’important et qui vous fait avancer vers l’atteinte de vos objectifs.

4. Limitez-vous à 3 à 5 tâches par jour

En moyenne, j’effectue entre trois et cinq tâches par jour. Ne soyez pas trop gourmand, vous n’avez que 24 h et rien n’est plus frustrant que de voir une liste de tâches qui ne se termine pas. 

Si j’ai programmé 10 tâches pour la journée, je sais que je ne les réaliserais pas toutes. Cela signifie que je dois revoir mes priorités et modifier certaines dates d’échéance. 

Limitez-vous dans le nombre de tâches que vous pouvez réaliser en une journée plutôt que de vous sentir stressé de ne pas avoir terminé les tâches que vous auriez aimé accomplir. Sinon, vous ne serez pas satisfait de votre journée et risquez d’abandonner ou de perdre votre volonté de départ.  

Le fait de trop gonfler vos to do list  provoque une inquiétude constante dans votre tête. Cette inquiétude constante a des effets négatifs sur la façon dont vous vous attaquez aux tâches. Les psychologues Robert Emmons et Laura King ont découvert que l’inquiétude qui résulte d’un trop grand nombre de tâches et d’objectifs fixés fait souffrir notre productivité ainsi que notre santé physique et mentale.

Posez-vous la question suivante : Qu’est-ce que vous pouvez réaliser avec le temps que vous avez devant vous ? 

Cela va bien sûr dépendre du type de tâche que vous notez sur votre to do list et de leur difficulté à être accomplie.

Au début, il vous sera difficile de juger le temps que prendra chaque tâche, mais avec le temps vous connaîtrez vos capacités de travail. 

Plus vous parviendrez à réaliser toutes les tâches prévue pour la journée et plus vous vous sentirez fier de ce que vous avez accompli. C’est une boucle vertueuse qui commence et qui va vous pousser à devenir de plus en plus productif. 

5. Faites votre top 3 

Une fois que votre liste de tâches est prête, définissez les « trois tâches principales » pour la journée. Certains experts appellent cela une liste HIT (c’est-à-dire des tâches à fort impact).

Pour déterminer les trois principales tâches de la journée, posez-vous les questions suivantes :

• Quelle(s) tâche(s) aura(ont) le plus d’impact sur ma journée ?
• Quelle(s) tâche(s) faut-il absolument accomplir aujourd’hui ?
• Si vous ne faites rien d’autre aujourd’hui, quelle(s) tâche(s) vous donneront le sentiment d’être le plus accompli ?

Une fois que vous avez déterminé quelles sont les tâches les plus importantes, numérotez les de 1 à 3.

Il est important de noter que l’ordre n’a rien à voir avec une priorité sur ces 3 tâches importantes. Vous pouvez commencer par la numéro 3 parce que c’est la tâche la plus rapide et facile à faire. Cela vous donnera de l’élan et de l’énergie pour attaquer les tâches les plus importantes et les plus longues de votre liste.

Pourquoi est-ce important de faire ce top 3 ?

Pensez à votre niveau d’énergie comme le réservoir de votre voiture. Vous faites le plein dès le matin et vous vous mettez à rouler dans toute la ville. Tôt ou tard, vous tomberez en panne d’essence et vous ne pourrez plus aller nulle part avant d’avoir fait le plein.

Vous voulez atteindre les destinations importantes en premier pour profiter au maximum de votre voyage avant que votre réservoir d’essence ne soit à sec n’est-ce pas ? C’est la même chose pour vos niveaux d’énergie.

Si vous commencez par vous débarrasser de ces tâches importantes et urgentes – alors que votre réservoir est plein, vous pourrez vous consacrer aux tâches plus petites et plus faciles plus tard, lorsque votre énergie commencera à s’épuiser. 

6. Montez l’échelle 

Par monter l’échelle j’entends “Décomposer au maximum” vos tâches.  

Exemple : Travailler sur un document de recherche xxx. 

Cette tâche est beaucoup trop vague et va vous paraitre comme un travail monstre. Cela va vous décourager avant même d’avoir commencé la tâche.

Découpez plutôt cette tâche en plus petites tâches qui sont par exemple : 

• Faire la liste de tous les livres ou articles en lien avec mon sujet, 
• Réfléchir au plan du document que je vais écrire.

Ne vous cassez pas le moral avec des tâches trop importantes dans votre journée et pensez à une limite de temps pour chaque tâche.

Vous devriez éviter les tâches qui durent 4-5 heures. En faisant cela, vous allez vous épuiser nerveusement et vous allez perdre patience pour finalement abandonner. 

La clé de la réussite dans vos tâches est d’avoir plusieurs petites réussites dans la journée. Cela vous permettra de vous sentir accomplie et de gagner en motivation à poursuivre. 

Le simple fait de cocher la case “Done” de votre to do list procure du plaisir qui vous encouragera à continuer et à finir cette journée avec 100% de vos tâches effectuées.

7. Travaillez par lot pour optimiser votre to do list

Répondre à des emails exige une autre capacité de réflexion que d’écrire un article de blog. Facilitez-vous le travail en regroupant les tâches qui nécessitent un processus de réflexion similaire. 

Plus vous allez switcher d’une tâche différente à une autre et plus vous allez perdre du temps. En effet, il faut en moyenne 16 minutes à votre cerveau pour être pleinement concentré dans une nouvelle tâche. 

N’essayez pas de faire une tâche créative après avoir passé une heure à faire de l’archivage ou une tâche complètement ennuyeuse. Optimisez l’enchaînement de vos tâches. Faites plutôt ce qui est créatif au meilleur moment de votre journée. 

Chaque personne est différente et les moments dans la journée où vous serez le  plus facilement dans un état de Deep Work dépend de vous. Apprenez à vous connaître et vous allez réussir à optimiser au mieux votre planning et par conséquent l’achèvement de votre to do list. 

8. Préparer votre liste la veille

Pour réussir à tenir vos to do list, vous devez les réaliser la veille pour le lendemain. C’est la façon la plus simple de savoir exactement ce que vous avez à faire chaque jour. Imaginez que chaque matin vous devez commencer par planifier cotre journée ? Vous imaginez bien qu’en fonction de votre humeur ou de la façon dont vous avez passé votre nuit va influencer votre to do list … 

C’est une des astuces qui me permet également de dormir le plus sereinement. Chaque soir, 10 minutes avant d’aller me coucher je prends ma feuille et je note les tâches que je vais accomplir le lendemain. Vous n’imaginez pas à quel point cela me vide la tête ! Plus rien à penser, vous savez que ce que vous avez planifié sur votre to do list le lendemain est en accord vos objectifs puisque vous avez pris le temps de le faire correctement.

Prenez-vous le temps chaque soir de préparer vos tâches du lendemain ou alors vous pouvez même le faire chaque dimanche pour toute la semaine. C’est aussi une solution, mais je préfère personnellement le faire la veille. 

8. Quelques outils numériques pour votre to do list 

Personnellement je fais mes to do list uniquement avec une feuille et un stylo, mais si vous souhaitez vous munir d’un bon outil, le choix est vaste ! En voici une liste, des applications que je trouve les plus utiles :

• Microsof To Do – Liste de tâches, rappels, 
• Google Keep – Enregistrez vos notes sous n’importe quel format
• Remember The Milk – Application de to do list et rappels
• Todoist – Gestionnaire de tâches, gratuit, simple, sur toutes les plateformes
• Trello – Moyen visuel d’organiser ses tâches avec des cartes Kanban
• Tasks sur Android ou Note sur Ios
• Notion – Liste de tâche et bien plus ! 

N’oubliez pas une chose : plus vos to-do list sont simples, plus vous les utiliserez et conserverez cette organisation dans le temps.

Dites-moi comment est-ce que vous utilisez les to do list ? 😊

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