Et ce, grâce au passage au virtuel de la majorité des industries. Bien que cela ne soit pas une mauvaise chose en soi, il est évident que certaines de ces réunions étaient et sont improductives.
Par leur fréquence, les réunions à distance ont ouvert la porte à un monde de temps inefficace. Tout cela parce qu’il est plus facile et plus rapide que jamais d’organiser une réunion…
Après tout, il ne s’agit que d’un appel vidéo, non ? Pour éviter de vous retrouver soudainement complètement épuisé après plusieurs réunions avant même votre pause déjeuner, vous retrouverez ci-dessous mes conseils pour rendre vos réunions plus productives.
Les réunions improductives sont très animées
Bien souvent, les réunion improductives sont animées de débats sans intérêts et de faux problème. Trop de concentration sur des détails inutiles qui concernent peut-être 2 personnes sur 15 dans la salle. Personne n’a vraiment envie d’être là et de réellement traiter le coeur du sujet. D’un autre côté, les réunions les plus productives comportent peu d’éléments, mais des éléments cruciaux :
- Elles sont juste assez longues pour discuter des problèmes ou des idées
- Les organisateurs savent que personne n’aime vraiment les réunions, et gardent cela à l’esprit lorsqu’ils fixent les heures et les dates
- Notre temps est respecté et valorisé
- Seules les personnes nécessaires sont présentes
- Tout le monde est engagés lors de la réunion
- La réunion a un but et un objectif clairs
Nous avons tendance à surestimer l’importance des réunions alors qu’en réalité, tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un objectif clair, des bons acteurs, d’une liste de points à aborder et, à la fin, d’une idée sur la façon d’avancer. Sans ces éléments, vous auriez obtenu le même effet avec une simple pause déjeuner, au lieu d’une réunion prolongée.
Les éléments d’une réunion productive
Nous allons décomposer les éléments cités précédemment qui caractérisent une réunion productive et réussie. Une réunion, c’est un peu comme conseils universels de taille réduite que vous pouvez ensuite adapter à votre secteur d’activité, que vous gériez un groupe d’ingénieur, des ouvriers du bâtiment ou que vous enseigniez à l’école. N’organisez une réunion que lorsque le problème ne peut pas se régler par un simple appel ou email.
« La plupart des réunions sont trop longues, trop ennuyeuses, trop improductives – et font trop partie de la vie de l’entreprise pour être abandonnées. » – Lois Wyse, auteur, directrice de publicité
La plupart des secteurs d’activité ont pris l’habitude d’organiser des réunions pour tout et n’importe quoi et c’est généralement dû à la crainte de ne pas faire passer le message souhaité.
La tenue d’une réunion offre une certaine sécurité, car tout le monde aura accès à toutes les informations nécessaires (sauf les personnes qui n’écoutent pas). Mais en même temps, ces réunions sont devenues un véritable fouillis d’informations qui les rendent finalement inefficace.
Pour lutter contre ce phénomène, évaluez toujours si ce que vous avez à dire, à discuter ou à demander nécessite ou non une réunion.
Voici quelques questions pour vous aider à décider si vous devez ou non faire une réunion :
✅ S’agit-il d’un problème qui nécessite une solution rapide, une séance de remue-méninges ou une mobilisation générale ?
✅ Dans quelle mesure le problème affecte-t-il le reste de l’entreprise ?
✅ De combien de personnes ai-je besoin, de manière réaliste, pour résoudre ce problème ?
✅ Puis-je formuler le sujet de manière plus précise, afin que nous trouvions la solution plus rapidement ?
✅ Quel est le résultat souhaité ? Quelle est l’intention et l’énergie que je veux véhiculer ?
✅ Ce résultat est-il plus important que le travail que toutes les personnes concernées effectuent en ce moment ?
✅ Ai-je suffisamment de temps pour me préparer ?
Apprenez à utiliser judicieusement chaque minute d’une réunion.
Bien que nous considérions qu’il s’agit d’une pratique oubliée depuis longtemps à l’école primaire et au lycée, faire une visualisation de vos réunions avant le moment venu peut être extrêmement bénéfique à la réunion qui va suivre.
N’invitez que les personnes nécessaires à vos réunions
« Tout comité un tant soit peu utile est composé de personnes qui sont trop occupées pour vouloir y siéger une seconde de plus que nécessaire. » – Katharine Whitehorn, journaliste et présentatrice radio britannique.
Lorsque vous organisez une réunion, ne prenez en compte que les personnes qui sont directement liées au sujet. Si vous faites un tour d’horizon du projet, vous n’avez peut-être besoin que des chefs d’équipe, car ils peuvent relayer les informations à leurs équipes par la suite. Faire appel à des personnes qui n’ont qu’un lien indirect avec le sujet présente plusieurs inconvénients :
- Ils ont rarement quelque chose de significatif à apporter ;
- Leur temps et leur énergie pourraient être mieux utilisés ailleurs pendant ce temps ;
- Selon leur personnalité, ils peuvent distraire la réunion ;
- Ils peuvent se sentir contraints de prêter attention à des informations qui ne les concernent pas vraiment, ce qui les déstabilise et ajoute au stress.
Lorsque vous décidez du type de réunion que vous allez organiser, dressez une liste des personnes qui sont absolument nécessaires (en raison de leurs commentaires, de leur rôle ou de leur influence directe sur les questions en jeu). Toutes les autres peuvent recevoir un compte rendu si besoin.
Rendez l’ordre du jour de la réunion fonctionnel
« Vous organisez une réunion pour prendre une décision, pas pour décider de la question ». – Bill Gates, cofondateur de Microsoft
Chaque fois qu’une réunion concerne la fonctionnalité et la productivité, je vous conseille de faire un bon ordre du jour et de vous y tenir. Sans cela, vous aurez une série de conversations qui ne mèneront nulle part !
Pour établir un ordre du jour qui fonctionne bien, qui passe d’un sujet à l’autre et qui laisse suffisamment d’espace pour une discussion, vous devez cocher quelques cases :
✅ Formulez chaque sujet comme une question, plutôt que comme une vague idée ;
(ex. » Comment pouvons-nous améliorer les ventes trimestrielles de 15 % ? » au lieu de » Aperçu des statistiques trimestrielles « ).
✅ Placez les sujets importants en premier ;
(les gens perdent leur concentration au fur et à mesure que la réunion se prolonge, et vous avez besoin de toute leur attention).
✅ Faites en sorte que les introductions soient courtes (cela inclut les formalités et le fait de « briser la glace ») ;
✅ Préparez des questions, au cas où les participants n’en poseraient pas ;
✅ Limitez les discussions à 5 ou 10 minutes maximum ;
✅ Terminez les réunions par un résumé, en répétant ce qui a été convenu en des points très courts.
N’hésitez pas à prendre du temps pour rendre l’ordre du jour aussi efficace que possible.
Lorsqu’il est fait correctement, c’est un cadre solide sur lequel vous pouvez vous appuyer. Vous minimisez les risques que la réunion déraille, qu’elle dure trop longtemps ou que tout le monde s’endorme.
Savoir comment diriger une réunion productive
« Un comité est un cul-de-sac dans lequel les idées sont attirées, puis tranquillement étranglées. » – Barnett Cocks
L’une des pires choses qui puisse arriver à une réunion est de perdre le contrôle de la conversation. En l’absence d’un encadrement adéquat, les participants peuvent s’emparer du sujet et l’exploiter à fond, prendre des chemins détournés et faire dérailler toute la réunion.
Ce genre d’événement est bon à petites doses, car, lorsqu’il est entre de bonnes mains, un désordre créatif peut faire naître de nouvelles idées. Certains pourraient poser des questions auxquelles vous n’auriez peut-être pas pensé, ou trouver de l’inspiration. Cependant, en tant qu’organisateur de réunion, vous devez toujours orienter la conversation pour qu’elle soit aussi utile que possible pour toutes les personnes impliquées.
👉 Sinon, ce n’est qu’une perte de temps.
Positionnez-vous comme une figure d’autorité en menant le dialogue avec les bonnes questions, en écoutant les gens et en les laissant parler, mais en faisant attention aux moments où il faut les arrêter.
Pour que la réunion soit productive, votre rôle est de savoir stopper des discussions inutiles. Vous devez être robuste et tenir le temps qui vous est attribué à votre réunion.
Nommez les différents types de réunions
« Si vous deviez identifier, en un mot, la raison pour laquelle la race humaine n’a pas atteint, et n’atteindra jamais, son plein potentiel, ce mot serait ‘réunions' ». – Dave Barry, auteur, ancien chroniqueur humoristique du Miami Herald.
Elise Keith, auteur de « Where the Action Is : The Meetings That Make or Break Your Organization », a écrit un article sur ce qui fait une réunion efficace.
Le conseil principale est :
👉 Ne plus appeler les réunions par leur nom, mais donner à chaque type de réunion un nom spécifique qui la décrit parfaitement.
Pourquoi ? Lorsque quelqu’un vous convoque pour une « réunion sur le nouveau projet », pouvez-vous immédiatement dire de quoi il s’agira ? Ou qui est invité, et combien de temps elle va durer ?
Non. En revanche, si l’on vous convoque pour un « briefing sur l’avancement du projet », ces trois mots peuvent à eux seuls vous apporter une foule d’informations.
Par exemple : vous saurez immédiatement qu’elle s’adresse aux chefs d’équipe et aux managers, que vous devrez préparer un bref rapport d’avancement et qu’elle dure généralement environ 45 minutes.
📍Pensez au développement agile et à l’invention des réunions de type : « stand up ».
Il s’agit d’une réunion de 10 à 15 minutes pendant laquelle chacun des participants exprime en une phrase ou deux ce qu’il va faire pour la journée, ou la semaine et ce qu’il a accomplit.
Notez les types de réunions que vous organisez habituellement, puis voyez quels noms vous pouvez leur donner afin que les participants puissent immédiatement savoir à quoi s’attendre. Cela permet de résoudre de nombreux malentendus et d’établir des attentes claires.
Tirez les leçons des réunions précédentes et construisez sur elles
Prenez des notes pendant et après les réunions, même si vous ne notez qu’un mot ou une phrase. Notez les questions qui étaient redondantes, observez comment les gens ont réagi à votre présentation et notez tout ce qui, dans votre agenda, a donné des résultats positifs ou négatifs.
Faites attention à ce qui a marché et à ce qui n’a pas marché.
Peut-être que les sujets n’étaient pas assez clairs, ou que l’orientation de vos sujets n’était pas assez fluide. Il s’agit simplement de vous assurer que vous ne ferez pas deux fois les mêmes erreurs.
La conscience de soi est particulièrement utile lors des réunions, notamment parce qu’elle vous désigne comme un orateur désireux de s’améliorer.
Demandez des feedbacks à vos collègues. Cela vous permet de vous améliorer, mais aussi d’engager les personnes présentes à vos réunions.
En résumé
Les réunions ne doivent pas être le fléau du lieu de travail. Après tout, leur objectif principal est de rassembler les personnes concernées pour résoudre un problème ou proposer des idées.
Donc, tant que vous préparez un ordre du jour qui décrit clairement ce que vous voulez atteindre, que vous demandez une contribution spécifique et que vous dirigez les conversations et les commentaires, vous aurez une réunion productive et réussie.
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